كيفية اعداد ورشة عمل ناجحة

كيفية اعداد ورشة عمل ناجحةكيفية اعداد ورشة عمل ناجحة

مراحل ورشات العمل :
تتضمن ورشة العمل مهما كانت مدتها المراحل أو الخطواتالتالية :
1. التخطيط الأولي والتحضير.
2. جمع المعلومات وتحليلها.
3. تحديد الأهداف.
4. تصميم ورشة العمل.
5. التنفيذ.
6. التقييم والمتابعة.

أولاً: التخطيط الأولي والتحضير
تلبي هذه المرحلة، أو الخطوة، التخطيط الأوليوالتحضيرات .الأسئلة التالية تساعد علي وضع الأساس لعملية التحضيروالتخطيط:
أ. الهدف العام :
لماذا نعقد ورشة العمل؟ ما هي الأهداف المرجو تحقيقها من وراء هذه الورشة.
ب. الفئة المستهدفة:
§ من هم المشاركون الذي ينبغي دعوتهم؟.
§ ماهي فئاتهم أو خصائصهم (نساء /رجال،شابات/شبان،الأعمار،مستويالتعليم ،الوظائف،الاهتمامات المشتركة،..الخ)؟
§ هل ورشة العمل مفتوحة لجميع من يودالمشاركة أم هي تقتصر علي أشخاص محددين تذكرهم الدعوة بالاسم؟.
§ ما هو عدد الأشخاصالمشاركين؟.
§ هل تتم دعوة المشاركين بشكل شخصي أو توجه الدعوة إلي المؤسسات التي يعملون فيها ؟.
§ هل نتوقع أن نحصل علي رد من المدعوين حول احتمالمشاركتهم أم نجعل ورشة العمل مفتوحة لمن يودالمشاركة؟.

ج. جمع المعطيات:
كيف نخطط لجمع حاجات المشاركين واهتماماتهم؟
ما نوع ورشة العمل المطلوب:عامة للاطلاع والتعريف بموضوع معين؟ دراسية للتعمق في الموضوع ؟ تشاوريه؟

د. فريق العمل:
§ من هو الفريق المطلوب للتحضير وما هو عدد أفراده؟.
§ من هو المنسق/ المنسقة وما دوره او دورها؟ هل المنسق هو نفسه المنشط؟ من هو المنشط (أو المنشطة)، وما هو العدد المطلوب من المنشطين؟.
§ هل توجد حاجة لدعوة خبراء أو مستشارين والمتكلمين متخصصين؟.
§ هل يتوقع فريق العمل مكأفاة مالية ؟ هل يتوقع الخبراء أو المستشارين تعويضا ماليا؟.
§ ما الوقت المطلوب كي يخطط فريق العمل لورشة العمل؟.
§ ما توقعات الفريق نفسه وما هو التزامه؟ كم يخصص الفريق من الوقت لمراحل التحضير؟

ه .المكان:
§ أين سنعقد ورشة العمل؟هل من السهل علي المشاركين والمشاركات الوصول إلي المكان؟.
§ هل المكان مناسب؟.
§ هل هناك خارطة بالمكان وكيفية الوصول إليه؟.
§ ظروف المكان: هل هو صالح لجميع المشاركين؟.

و. الوقت والتوقيت :
§ ما هو الوقت المطلوب لورشة العمل؟.
§ جلسة واحدة؟ عدة جلسات؟.
§ هل الوقت مناسب للمشاركين والمشاركات وفريق العمل.

ز. والدعوة والإعلام:
كيف سندعوالأشخاص:
رسائل؟ دعوات شفوية؟ متىنوجه الدعوة لضمان الاستجابة بحيث يكون لدي المدعوين الوقت الكافي للتخطيط؟.

ط. الأدوات و المعينات المطلوبة:
§ ما هي المواد التي ستوزع؟.
§ هل تتوافر تجهيزات العرض والتصوير والطباعة والكهرباء والتسجيل والأوراق واللوازم الاخري؟

ثانيا: جمع المعلومات وتحليلها
نحن بحاجة الي المعلومات التالية عن المشاركات والمشاركين:
· ما هي اهتماماتهم وحاجاتهم الرئيسية؟ ما هي آمالهم وتوقعاتهم؟
· ما هي المشكلات المشتركة التي يواجهونها؟
· ما هي مواقفهم تجاه هذه المشكلات؟
· ما هي أسباب اهتمامهم بورشة العمل هذه؟
· ما هي توقعاتهم من المشاركة في هذه الورشة؟
· ما هي المهارات التي يريدون أن يكتسبوها أويطبقوها؟

مستوى البحث: بعد أن نكون قد استكشفنا الأمور التي تعني المشاركين والمشاركات، علينا أن نحدد مستوي البحث ونوزع ورشة العمل والأساليب الملائمة من أجل أن ترد ورشة العمل علي التساؤلات التالية من وجهة نظرهم، فهل ورشة العمل هي:
· لاكتساب معرفة ومعلومات جديدة عن المواضيع المطروحة؟
· لتحليل الأسباب الجذرية للمشكلة أو المشكلات المطروحة؟
· لتشارك الخبرات الميدانية والمعلومات عن المبادرات الخلاقة؟
· للبحث في مشاعرهم ومواقفهم من مشكلات معينة؟
· لاكتساب مهارات جديدة وتطبيقها؟
· لاكتشاف مصادر جديدة من المعرفة والمعلومات تساعدهم في المستقبل؟
· لوضع خطط عمل ما بعد الورشة؟
· لأمور أخري؟
يجب أن تراعي أهدافنا ومخططاتنا اهتمامات المشاركات والمشاركين ومستوي البحث الذي يريدونه. يعتمد رضا المشاركين والمشاركات علي مدي تحقيق هذين المطلبين.

ثالثا: تحديد الأهداف .
لا نستطيع أن نحقق جميع أهدافنا وغاياتنا بعيدة المدي في ورشة عمل واحدة، علينا أن تقرر هدفا محددا ومحدودا يمكن إنجازه خلال الوقت المتاح وبفريق العمل والمال المتوافرين.
ومن المهم أن يوافق جميع أفراد فريق العمل علي هذا الهدف وإلا فأنهم سوف يشدون في اتجاهات مختلفة أثناء انعقاد ورشة العمل. ولذلك ننصح بان يحضر الفريق معا بيانا قصيرا واضحا ومكتوبا حول الهدف أو الأهداف. ويوضح البيان ” مستوي” طرح المواضيع في ورشة العمل.

ويمكن الاستعانة بالنقاط التالية:
1. هل هو مهم للمشاركين والمشاركات؟(من وجهة نظرهم وليس من منظورنا نحن).
2. هل يستند إلي حياتهم وتجربتهم واهتماماتهم؟
3. هل الهدف( معلوماتي، مهاراتي،يتعلق بالمواقف و الاتجاهات).
4. هل الهدف واضح؟
5. هل يمكن تحقيقه ضمن الوقتالمتاح؟
6. هل نطاق المشكلة المطروحة واسع جدا؟ هل ينبغي حصره أكثر؟
7. هل نحتاج إلي كادر بشري إضافي أم نكتفي بقدرات فريق العمل المتاحة؟

رابعا:تصميم ورشة عمل
1. ينبغي أن يتم تصميم ورشة العمل ( أو تركيب أجزائها المتتابعة) بناءا علي حاجات المشاركين والمشاركات، علي أن يتضمن التصميم الأمور الأربعة التالية:
1. القبول: يحتاج الناس إلي أن يطمئنوا علي أنهم مقبولون في ورشة العمل كما هو فعلا، وانه لا يوجد أي خطا في أن يعبروا عما يشعرون به ويفكرون.
2. تبادل المعلومات والاهتمامات:يحتاج الناس الذين يعملون معا في مجموعات إلي معلومات عن بعضهم البعض وعن خلفياتهم وخبراتهم وتجاربهم واهتماماتهم.
3. تحديد الأهداف المشتركة: صياغة (أو إعادة صياغة) الأهداف بشكل واضح من قبل المشاركين في ورشة العمل.
4. تنظيم أنفسنا للعمل المشترك: بعد تحديد الأهداف بوضوح.
تضع المجموعة خطة محددة لتعميق الأهداف وتنفيذ القرارات،في هذا المجال علينا أن نستعين بعناصر عملية ” التعلم الأساسية”:نعمل،نلاحظ،نفكر، نخطط،نغير.

ب.عناصر مهمةللنجاح:
ينبغي أن تضمن كل ورشة عمل 7 عناصر مهمة لتيسير أعمالها وإنجاحها:
1.فرصة للمشاركين للتعارف والشعور بالارتياح ضمن المجموعة (مثلا:نشاط للتعارف في البداية تليه تمارين في بناءالثقة).
التعارف ضروري إذا كانت المشاركات والمشاركون لا يعرفون بعضهم البعض، وفي ورشات العمل الأطول يجب أن يعطي التعارف وقتا كافيا، باعتباره الخطوة الأولي نحو بناء الثقة وتشكيل ” مجموعة”.

2.فرصة لطرح اهتماماتهم وآمالهم وهمومهم وتوقعاتهم من ورشة العمل المحددة هذه. حتى لو كان فريق العمل قد جمع معلومات مسبقة يحتاج المشاركون إلي طرح اهتماماهم، بعضهم مع بعض،وتضع مجموعة التخطيط برنامج العمل علي أساس هذه الاهتمامات.
وفي اللقاءات القصيرة يتم الإعداد لذلك مسبقا. أما في ورشات العمل الأطول، فيجب تعديل جدول الأعمال باستمرار ليلائم الاهتمامات التي تظهر وتتبلور تباعا.

3. مناقشة تجربة مشتركة: قد تتضمن ورشة العمل عددا من هذه التجارب في تصميمها العام، ومن المفيد تقديم تجربة أو خبرة أو حالة مشتركة تربط تجارب المشاركين الشخصية.
وتشكل التجربة المشتركة “عود الكبريت” الذي يشعل المناقشة حين يشارك الجميع بقلوبهم فضلا عن المشاركة بعقولهم. ويجب أن ترتبط هذه التجارب أو الخبرات مباشرة بالاهتمامات المشترك التي تم التعبير عنها.

4. فرصة ليلاحظ المشاركون والمشاركات بدقة هذه التجارب، ويتأملوا فيها،ويصفوها بموضوعية.

5. فرصة لكي يربطوا كل ذلك بتجاربهم الذاتية ولكي يتبادلوا آراءهم ووجهات نظرهم في المشكلات المهمة. لا يجوز”استعجال” هذا الجزء لان استماعنا بعضنا إلي بعضنا بعض،يساعدنا في تطوير إدراكنا ووعينا.

6. فرصة لتحليل أسباب المشكلات التي طرحت. فأسئلة المنشطين الموجهة تساعد المشاركين علي الانتقال من الظواهر إلي معالجة الأسباب الجذرية.

7. تخطيط ما يمكن فعله في المستقبل..

خامسا: التنفيذ

1. أدوار المشاركين وفريق العمل:
لنتذكر:
أن المشاركين هم أصحاب التجربة ،
إن المشاركين هم الذين يحللون التجربة.
إن المشاركين هم الذين يخططون للعمل
ويكمن دور فريق العمل في مساعدة المشاركين علي القيام بهذا.

يوجه فريق الحمل ويشرف، ويطرح أسئلة عند الضرورة. أماإذا طغي كلامه علي المناقشة فانه يفشل الهدف من التعلم المرتكز إلي التجربة، فيتحولالفريق (وأفراده) بذلك إلي”معلم” يعطي الأجوبة بدلا من أن يكون “منشطا” يمكنالمشاركين من أن يكتشفوا الأمور بأنفسهم.

2. فريق العمل:
تحتاج ورشة العمل إلي تلبية المهام التالية والي منيقوم بها:

أ. التخطيط : فريق التخطيط، ويعمل علي التحضير قبل انعقاد ورشةالعمل.

ب. التوجيه: فريق التوجيه أو فريق إدارة الورشة، وهو يضم فريقالتخطيط أو أعضاء منه ويفضل أن يشرك أفرادا وتعديله إذا لزم الأمر بما يلائم أهدافورشة العمل,وضمان وجود منشطين وميسرين للجلسات………الخ.

ج. التوثيق: فريق التوثيق لإعدادالمحاضر والملخصات وهيكل التقرير الذي سيقدم وضمان توثيق جيد لإعمال اللجان والعروضويتابع التصوير.

د.الشؤونالإدارية والترفية: هذا الفريق يتابع أمور المكان والأنشطةالاجتماعية.

ه.التنشيط: فريق التنشيط يتولي إعدادألعاب تضمن إشراك الجميع في المناقشات و”التسخين” وإعادة الحيوية إلي الجلسة التيتطول أو تبعث علي الملل والتعب.

تزداد الحاجة إلي هذه الفرق في ورشات العمل التي تمتديوما أو أكثر،ويمكن دمج المهام بحسب حجم ورشة العمل وعدد المشاركين ومدتها أو بحسبالتقرير المتوقع منها

بعض المبادئ العامة لإدارة خطة عمل

· نعرف خطتنا. يجب أن تكون كل التفاصيل واضحة.
· نفحص التفاصيل مسبقا.إن الافتقار إلي قطعة من شريط لاصق أو قطعة طبشور عندما تدعو الحاجة إليها يمكن أن يفسد برنامجا.
· نثق بخطتنا.فقد بذلنا فيهاأقصي جهدنا. إنها أفضل شيء متاح لنا للبدء به.
· ولكن، لانعتبر جدول الأعمال مقدسا. فقد يتضح مع مرور الوقت أنه غير مناسب،لنكن مستعدينلإجراء التعديلات عليه وحتى تغييره تماما إذا دعت الحاجة.
· نثق بالناس والمشاركين. إنهم يريدون أن يكون الوقت مثمرا، وهم يهتمون بعضهمببعض. إن عندهم خبراتهم ومخزونهم الخاص من المواد والمعرفة.
· نثق بأنفسنا.
· لا نهدر شيئا من هذه الخبرة.
· لنتذكر أن الأخطاء يمكن أن تكون أهم مصدر للدروس والتجارب التي نتعلم منها.
· لا نتظاهر بأننا نعرف كل شيء.

سادسا:التقييم والمتابعة

إن وجود فرصة لتقييم ورشة العمل ودعوة المشاركات والمشاركين إلي التعبير هما جزء مفيد جدا في ورشة العمل. حتى ولو كانت نتائج الورشة محبطة بعض الشيء، فالتقييم يشكل جزءا حيويا يحصل فيه كل فرد علي أكبر قدر منالتعلم.

يجب أن يكون هناك تقييم لكل جلسة علي حدة وتقييم للورشة ككل.
بناء علي تجاربنا العملية وجدنا في الأسئلة الخطوات التالية دليلا مفيدا في إعداد ورشات العمل:

من ؟ لماذا ؟ متى ؟ أين ؟ حول ماذا؟

ماذا؟ كيف؟ كم؟. ماذا يعني؟ ماذا بعد؟

· من؟من هم المشاركون والمشاركات والمنشطون و”الخبراء ” والزوار والأشخاص المعنيون بورشةالعمل؟
· لماذا؟ما أسباب عقد مثل هذه الورشة.
أن معرفة معظم الأسباب والدواعي يوضح أهداف الورشة وشكلتصميمها.
· متى؟ متى الموعد الملائم؟
· أين ؟ أين مكان عقد ورشة العمل؟
من المهم أن يكون موقعها في مكان مناسب للمشاركين يوفر الهدوء والتفرغ اللازمين(في بعضورشات العمل يفضل أن يكون المكان مناسبا للعمل الميداني وتطوير المهاراتالتطبيقية).

· حول ماذا؟ما هي أهداف ورشة العمل المحددة؟
· ماذا؟ ما مضمونورشة العمل؟
غالبا ما تشمل المحتويات : المهارات والمعرفة والمواقف حول المواضيع المختارة.
· كيف؟كيف يبدو تصميم ورشة العمل نفسها؟
ما المهام المختلفة والمناقشات المنوعة المطلوبة فيأثناء الورشة؟يتضمن تصميم الورشة مجموعة نشاطات ومواضيعملائمة.
· كم؟ما كلفة ورشة العمل؟

· ماذا يعني؟ ما هي مقترحاتنا للتقييم؟ كيفسنقيم؟

· ماذا بعد؟ما المقترحات للمتابعة وضمان الاستمرارية؟ منيحضرها؟متى؟كيف؟ما آلية المتابعة؟

أرسله لصديق عبر إحدى الخيارات التالية:
2015-04-11T12:51:07+00:00 سبتمبر 14th, 2016|كن ناجحا|